У багатьох компаніях бухгалтер щодня робить одну й ту саму роботу двічі. Спочатку документ створюється в обліковій системі, а потім його ж вручну переносять у програму для звітності та обміну документами. Здається, що це кілька хвилин, але за місяць набігають години, а разом із ними і помилки.

Звідки береться подвійне введення

Облікова система і сервіс звітності зазвичай з'являються в компанії в різний час і налаштовуються різними людьми. Кожна працює окремо, і поки їх ніхто не з'єднав, єдиний "міст" між ними - бухгалтер. Він копіює реквізити контрагентів, суми, номери документів і стежить, щоб нічого не загубилося.

Чим це шкодить бізнесу

  • Помилки в реквізитах і сумах, які потім доводиться виправляти.
  • Розбіжності між обліком і звітністю, які спливають у найнезручніший момент.
  • Залежність від однієї людини: поки бухгалтер у відпустці, документи чекають.
  • Години кваліфікованого фахівця, витрачені на механічне копіювання.

Що можна зробити

Тривожні сигнали прості: бухгалтер наприкінці місяця звіряє дві програми вручну, у звітності трапляються виправлення через описки, а нового співробітника доводиться довго вчити, "що куди переносити". Якщо впізнаєте хоча б один пункт, подвійне введення у вас уже є.

Перший крок - зрозуміти масштаб. Попросіть бухгалтера тиждень фіксувати, скільки документів він переносить вручну і скільки часу на це йде. Часто вже ця цифра переконує, що проблему варто вирішувати.

Другий крок - з'єднати системи між собою. Більшість облікових систем, з якими працює український бізнес, уміє обмінюватися даними з сервісами звітності, якщо обмін правильно налаштований під конкретну конфігурацію. Тоді документ створюється один раз, а далі передається автоматично.

Якщо ви працюєте в 1С або BAS і хочете налаштувати обмін між Медок і обліковою системою, варто почати з перевірки, які документи у вас проходять через обидві системи найчастіше. З них і починають автоматизацію: так ефект видно вже в перший місяць.

Подвійне введення - не неминуча частина роботи бухгалтерії, а лише ознака того, що системи в компанії ще не "розмовляють" між собою.

Більш детально: https://integrabas.com.ua