Конференции создаются с целью решить или обсудить проблему, интересную данному сообществу. Иногда конференция – общий плод заинтересованных сторон. Но чаще – это мероприятие, созданное одним или несколькими руководителями. Чтобы она прошла удачно, необходимо начать подготовку заранее и уделить внимание даже мелочам – кофе-брейку или освещенности помещения.
Подготовка конференции
Подготовительный этап занимает от недели до нескольких месяцев, все зависит от масштаба конференции. Основные направления по порядку их приготовления:
- Определиться с темой конференции – четкая для определенного круга лиц.
- Подобрать конференц-зал в Киеве. Люди должны располагаться свободно, иметь возможность обмениваться мыслями. Достаточное освещение, комфортная мебель и отсутствие ремонта по соседству – неотъемлемая часть.
- Выбор времени проведения. Оптимально начинать в 11-12 утра. Если предполагается приезд иногородних людей, то лучше провести конференцию в выходной день. Если круг лиц ограничен местными, то подойдет вторая половина буднего дня.
- Подготовка плана мероприятия.
- Выбор мультимедийной аппаратуры и дополнительного оснащения, которое пригодится в ходе конференции.
Не забудьте грамотно и заблаговременно оповестить потенциальных участников конференции о мероприятии. Постарайтесь не распыляться на всех и сконцентрироваться на людях, которым действительно будет интересна тема.
Грамотно подготовленная конференция в 80% случаев успешна. 20% остается на мастерство спикеров, обстановку внутри круга собравшихся, погодные явления и непредвиденные ситуации.
Три ключа к успеху
Об успешности предстоящего мероприятия можно судить по его теме. Если она вмещает в себя большой объем мало связанной информации, подтемы не перетекают одна в другую, а противоречат, то положительного исхода от конференции ждать не стоит. И это только начало. Чтобы добиться успеха, нужно не только грамотно сформулировать тему и представить ее обществу в понятном и доступном виде, но и не забывать о трех не менее важных вещах:
● Определение целевой аудитории. Исходя из круга лиц, для которых создается конференция, можно будет устанавливать цену на билеты, планировать дополнительные затраты и обстановку.
● Хорошие спикеры. Необходимо выбрать лучших специалистов в своей области, которые не только разбираются в вопросе, но и могут грамотно преподнести информацию другим людям. Составлять конференцию стоит, опираясь на темы, которые будут раскрывать спикеры. Логичность, последовательность и связность мыслей обязательна, чтобы участники не потерялись в большом объеме информации.
● Реклама. Чем больше людей узнает о намечающемся событии заранее, тем больше вероятность собрать обширную аудиторию. Для рекламы нужно использовать все доступные методы – рассылку уведомлений, контекстную рекламу, афиши и плакаты, флаеры, бартерная реклама с заинтересованными лицами.
Участники конференции не должны быть из слишком разных кругов общества. Узкая направленность и специфичная выборка позволит организаторам получить больший и качественный отклик, чем если бы они распылялись на всех подряд.
Типичные ошибки организаторов конференций
В организации конференции нет легких моментов, но есть ряд ошибок, которые могут свести на нет все усилия организаторов.
● Не качественно представленная информация – отсутствие мультимедийного сопровождения (особенно при наличии большого количества цифр, не представляемых графиками и диаграммами), не иллюстрируемые проблемы, в которых значение имеет визуальное восприятие. Все это приводит к тому, что люди не воспринимают информацию должным образом.
● Плохие условия для проведения мероприятия. При недостаточном освещении у людей устают глаза. При криках на улице рассеивается внимание. При недостатке свежего воздуха снижается концентрация и уровень мозговой активности. Поэтому такие детали как хорошие стеклопакеты, наличие кондиционеров, мягкие стулья, достаточное пространство для всех собравшихся – не менее важны, чем профессиональное освещение выбранной темы.
● Отсутствие перерывов. Людям необходимо время на размышление и отдых, перегружать их информацией не стоит. Кофе-брейк на двадцать минут или часовой перерыв помогут им восстановить силы, чтобы далее плодотворно работать.
Если допустить хоть одну из этих ошибок, то конференция будет обречена на провал в 70 процентах случаев.
Разбираемся с финансами: как остаться в плюсе
Организация конференции довольно затратное занятие. Выгоднее будет разделить обязанности с единомышленниками. Также можно использовать бартер – предложите арендодателям помещения прорекламировать их среди широкой аудитории взамен на скидку или бесплатную сдачу помещения.
Неплохо заручиться финансовой поддержкой коммерческих организаций, которые останутся в плюсе от вашего мероприятия. Если для решения проблемы вы предлагаете их товары или услуги, либо просто активно рассказываете об их компании и достижениях во время конференции, то частичная компенсация затрат – меньшее, чем они могут вас отблагодарить.
Небольшие фишки, которые запомнятся всем
Поможет в рекламе и останется в памяти участников конференции брендирование мероприятия. Стиль должен соблюдаться во всем – от оформления афиш и выпуска шариковых ручек до создания баннеров и установки заставок на мониторах.
Проявите внимание ко всем участникам в сумме и по отдельности. Работающий гардероб, зоны отдыха, зоны для курения показывают, что организаторы позаботились о людях. Заранее подготовьтесь и к таким просьбам как зарядить телефон, вызвать такси, получить доступ к интернету, одолжить ручки, маркеры и листы бумаги. Так вы оставите о себе положительное впечатление, и у человека будет желание посещать все ваши мероприятия.
В день самой конференции важно не расслабляться и иметь несколько подручных работников, которые смогут уладить неприятности – от покупки обезжиренного молока до ремонта протекшего крана в уборной. Тогда любые проблемы не дадут сорвать хорошо подготовленное мероприятие.
